Faktura proforma – co to jest i kiedy ją stosować?

Faktura proforma – co to jest i kiedy ją stosować?

Więcej o proforma znaczenie.

Każdy kto prowadzi przedsiębiorstwo, ale też i gros osób dokonujących zakupów w sieci, otrzymał choć raz fakturę pro forma. Nie wszyscy natomiast wiedzą, czym naprawdę jest ten dokument i co go odróżnia od tradycyjnej faktury.

Czy fakturę proforma uwzględnia się w w księdze przychodów i rozchodów?

Po łacinie pro forma oznacza „tymczasowo”, wobec tego nieraz spotykamy się z objaśnieniem, że faktura proforma to tymczasowy rachunek sprzedaży. I w rzeczy samej, faktura tego typu nie jest dokumentem księgowym, z tej przyczyny nie ujmuje się jej w księdze przychodów i rozchodów bądź w ewidencji księgowej. Zaleca się jednakże zatrzymać ją na przykład w celu uzupełnienia dokumentacji transakcji.

Faktura proforma powinna być traktowana raczej jako dokument handlowy, będący rodzajem propozycji danej oferty. Nie jest potwierdzeniem kupna artykułów czy wykonania usługi, czyli w myśl przepisów ustawy o podatku od towarów i usług nie nie stanowi podłoża do odliczenia wskazanej w niej kwoty podatku VAT. Ale czy faktura proforma jest ostateczna? Nie, ponieważ tyczy się usługi czy też sprzedaży, która jeszcze nie została zrealizowana, wobec tego warunki transakcji w niej sformułowane mogą nadal podlegać negocjacjom.

O czym informuje faktura proforma?

Faktura proforma przypomina z wyglądu oraz posiada podobne elementy co faktura VAT, miedzy innymi:

  • datę oraz miejsce jej wystawienia,
  • dane stron (odbiorcy oraz wystawcy),
  • nazwę usług bądź towarów, będących przedmiotem transakcji (razem z wskazaniem ich ilości, jednostek miary itp.),
  • wartość brutto oraz netto (zarówno konkretnych towarów i usług, jak i wartość całości zamówienia) opisana również słownie,
  • informacja o kwocie ewentualnych zniżek,
  • stawka i naliczona z tego tytułu kwota podatku VAT,
  • wskazanie terminu wniesienia opłaty,
  • określenie przewidywanego terminu wykonania usługi bądź dostarczenia towaru.

Taką fakturę wystawca musi oznakować wyraźnie w nagłówku określeniem “PRO FORMA”, by nie było żadnych problemów z odróżnieniem tego dokumentu od właściwej faktury VAT, generującej następstwa podatkowe. Powinno się również mieć na uwadze, iż ten rodzaj faktury nie zwalnia z obowiązku wystawienia klientowi wiążącej faktury VAT. Co ważne, faktury proforma nie przygotowuje się w przypadku, kiedy klient zapłaci w całości za przedmiot transakcji albo wpłaci zaliczkę.